Huishoudelijk Reglement 2025

HUISHOUDELIJK REGLEMENT (augustus 2024)

De vereniging LetsA is sinds 28 juni 2001 ingeschreven bij de Kamer van Koophandel & Fabrieken Noord West - Holland onder nr. 37097057. Het Huishoudelijk Reglement is een aanvulling op de Statuten van de vereniging LetsA, deze zijn opgesteld en notarieel vastgelegd in april 2001. In het Huishoudelijk Reglement van LetsA worden de vereisten voor het lidmaatschap en de rechten en plichten van de deelnemers geregeld alsmede de organisatiestructuur verklaard. Meer aanwijzingen voor hoe te handelen binnen LetsA zijn te vinden op onze website: http://letsa.nl. Zie: LetsA ledensite: “Handleiding LetsA”.

Bij inschrijving als deelnemer, minimum leeftijd 18 jaar, geldt de ondertekening van het inschrijf formulier als akkoordverklaring met het Huishoudelijk Reglement. De Statuten en het Huishoudelijk Reglement zijn in te zien op onze website: http://letsa.nl. Deelnemers zijn die personen, bedrijven of instellingen, woonachtig of gevestigd in Alkmaar, Heerhugowaard, Heiloo, Bergen, Castricum en andere plaatsen in de regio, die als deelnemer zijn toegelaten.

Om te kunnen deelnemen aan LetsA moet aan de volgende voorwaarden voldaan zijn:

1. Een volledig ingevuld inschrijfformulier is door de administratie van LetsA ontvangen;

2. De ingangscontributie door de penningmeester is ontvangen

3. De hoogte van de contributie wordt jaarlijks door de Algemene Leden Vergadering vastgesteld

4. Bij deelname in de loop van het kalenderjaar wordt de contributie naar rato in hele maanden berekend. (Lid worden in juni => 6/12 x jaarcontributie).

5. Als aan deze voorwaarden is voldaan en er geen bezwaren zijn tegen toelating, krijgt de deelnemer een LetsA Lidnummer en een uitleg hoe je kunt inloggen op de website en eventueel een startsaldo in Zonnetjes (dit kan per jaar verschillen, zie de site voor de afspraken van dat jaar).

6. Het startsaldo in Zonnetjes wordt jaarlijks door de Algemene Leden Vergadering vastgesteld.

7. Op één LetsA lidnummer kunnen maximaal twee huisgenoten deelnemer zijn.

8. Eventueel, indien een lid geen gebruik kan maken van internet, zijn er op aanvraag ook papieren cheques te verkrijgen voor het vastleggen van de transacties.

Deelnemen aan de vereniging LetsA:

1. “Zonnetjes” ontstaan bij een transactie tussen deelnemers en zijn alleen geldig binnen LetsA, door onderlinge erkenning. De waarde van een transactie wordt door onderhandeling bepaald.

2. Het tot stand komen van een transactie is de persoonlijke verantwoordelijkheid van de deelnemers. Elke deelnemer is op ieder moment vrij om een transactie wel of niet aan te gaan. Een deelnemer hoeft hiervoor geen verklaring te geven.

3. De uitvoering van een dienst of levering van een goed is de persoonlijke verantwoordelijkheid van de deelnemers.

4. De deelnemer die een dienst of goed heeft ontvangen, betaalt de leverende deelnemer met een ingevulde cheque of online via de website http://letsa.nl.

5. Betaling vindt plaats in hele Zonnetjes.

6. Uitbetaling is alleen gegarandeerd indien de transactie via de website minder dan 31 dagen na de transactie datum is aangemeld, of in het geval van een papieren cheque is ingeleverd.
   Latere inlevering of aanmelding is op eigen risico.

7. Cheques welke later dan 6 maanden na de transactie datum bij de administratie ingeleverd worden, vervallen automatisch.

8. De waarde van het Zonnetje is binnen de ruilkring niet gekoppeld aan de euro. Zonnetjes kunnen niet tegen euro’s worden omgewisseld bij LetsA, noch kan LetsA Zonnetjes verkopen tegen euro’s.

9. De deelnemer geeft toestemming aan LetsA om relevante gegevens over deelname vast te leggen in een geautomatiseerd gegevensbestand volgens de richtlijnen Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het bestuur zal deze informatie alleen gebruiken voor interne doeleinden. LetsA verplicht zich om geen gegevens over haar deelnemers aan derden te verstrekken, tenzij zij daar wettelijk toe verplicht is. Mocht dit zo zijn dan verplicht het bestuur zich het lid vooraf te informeren.

10. Deelnemers mogen een maximaal/ minimaal aantal Zonnetjes hebben, binnen een door de algemene ledenvergadering (ALV) vastgestelde limiet (dit kan per jaar verschillen, zie de site voor de afspraken van dat jaar). Het bestuur kan maatregelen nemen om overschrijding van deze limieten tegen te gaan.

11. Het ruilsysteem kent geen rente.

12. LetsA en/of bestuur is niet aansprakelijk voor de kwaliteit van de goederen en diensten die door de deelnemers worden verhandeld. Ook is LetsA en/of bestuur niet aansprakelijk voor daarbij optredend persoonlijk letsel of schade aan derden.
    

Lidmaatschap van LetsA geeft de toegang tot:

1. Handelen met andere deelnemers binnen LetsA.

2. Tenminste tweemaal per jaar een Zonnebericht met Vraag en Aanbod te ontvangen.

3. Via de ledenlijst op de website, inzage in het Zonnetjessaldo van alle deelnemers.

4. Actief te zijn in Werkgroepen (bijv. Publiciteit) en het organiseren van bijeenkomsten.

5. Mee te beslissen binnen LetsA. Aanwezig te zijn bij, te spreken en te stemmen tijdens de Algemene Leden Vergadering van LetsA.

6. Per LetsA lidnummer heeft alleen degene op wiens naam het lidmaatschap staat recht van spreken, stemmen en een functie binnen LetsA organisatie.
   

Een deelnemer van LetsA neemt de verantwoording om:

1. De Statuten en Huishoudelijk Reglement van LetsA na te leven;

2. De belangen van LetsA en/of van de ruilhandel in het algemeen niet te schaden;

3. De door de overheid aan LetsA gegeven of nog te geven voorschriften en/of aanwijzingen na te leven;

4. Jaarlijks, na 1 januari, zijn contributie in geld te voldoen. De deelnemer ontvangt hiervoor een oproep tot betaling. Het bestuur heeft de bevoegdheid om leden die meer dan een jaar geen contributie hebben betaald het lidmaatschap te ontnemen; een positieve Zonnenstand vervalt dan aan de vereniging.

5. De deelnemer aan LetsA heeft een opzegtermijn van 4 weken, deze opzegging kan schriftelijk zijn of per email aan de Ledenadministratie.

6. Bij opzegging binnen 6 maanden zijn Zonnensaldo tot nul terug te brengen. LetsA zorgt voor een herkenbare melding in het Zonnebericht en de Ledenlijst, het lid blijft gedurende deze periode toegang houden tot de website van LetsA.

7. Een positief Zonnen eindsaldo vervalt aan de vereniging, LetsA.
   

Van de deelnemers wordt verwacht:

1. Dat zij hun persoonlijke NAW gegevens beschikbaar stellen voor de ledenlijst.

2. Dat zij adreswijzigingen schriftelijk of per email doorgeven aan de Ledenadministratie.

3. Dat zij zorgen dat hun Zonnetjessaldo fluctueert tussen nul en 300. Dit betekent dat bij een Zonnetjessaldo van meer dan 300 alleen Zonnetjes kunnen worden uitgegeven. In overleg met het bestuur kan hiervan worden afgeweken.

4. Dat zij ingevulde cheques tijdig inleveren.

5. Dat zij diensten vooraf doorspreken met de andere betrokken deelnemer(s) en uitvoeren volgens de gemaakte afspraken.

6. Dat zij bij transacties het Zonnetjesbedrag vooraf samen met de betrokken deelnemer vast-stellen.

7. Dat zij voor diensten uitgaan van een redelijk uurtarief (waarbij het bestuur per gewerkt uur 20 Zonnetjes adviseert).

8. Dat zij een Aansprakelijkheid Verzekering Particulieren (AVP) hebben afgesloten. Wij raden aan een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten waarin vriendendiensten zijn meeverzekerd. Bij twijfel raadpleeg uw assurantiekantoor.

De organisatie

1. Het bestuur van LetsA wordt gevormd door de kerngroep en bestaat minimaal uit drie deelnemers: voorzitter, penningmeester en secretaris, welke worden gekozen en benoemd door de Algemene Leden Vergadering (zie de Statuten: artikel 8 en 9).

2. De benoeming is conform de in de Statuten genoemde periode.

3. Een bestuurder die zijn functie gaat beëindigen meldt dit tenminste ruim vier maanden van te voren aan de mede bestuursleden, opdat er gelegenheid is om een vervanger te zoeken en in te werken.

4. De inwerkperiode, van bij voorkeur minimaal 3 maanden, is daarmee ook een mogelijkheid voor de aspirant bestuurder om te zien of de functie hem/haar past.

5. Bij de eerst volgende Algemene Ledenvergadering kan benoeming plaatsvinden. Tot dat moment is het aftredende bestuurslid verantwoordelijk.

6. Bij onverwacht vertrek van een bestuurslid, of niet tijdige benoeming van een vervanger neemt een der bestuurders deze functie op zich, dan wel wordt onder verantwoordelijkheid van dit bestuurslid een tijdelijke waarnemer aangesteld.

7. Voor de uitvoering van taken kan het bestuur Werkgroepen instellen: bijvoorbeeld organisatie bijeenkomsten, Zonnen administratie, Zonnebericht, Promotie etc.

8. Elke Werkgroep heeft een bestuurslid als eerste aanspreekpunt en voor coördinatie tussen Werkgroepen.

9. Periodiek is er overleg tussen bestuur en de contactpersonen van de Werkgroepen.

10. Voor de functies binnen Werkgroepen komt elke deelnemer in aanmerking.

11. Het bestuur zal bij meerdere gegadigden voor een functie in de Werkgroep de keus maken op basis van geschiktheid.

De deelnemer mag van het bestuur van LetsA verwachten:

1. Dat ze zo goed mogelijk informeert en adviseert inzake ruilhandel.

2. Dat ze regelmatig bijeenkomsten organiseert.

3. Dat ze Vraag- en Aanbodgegevens en Zonnetjestransacties administreert en registreert, informatie hieromtrent alleen bekend maakt door middel van interne publicatie. En dat er geen gegevens over deelnemers aan derden verstrekt tenzij zij daar wettelijk toe verplicht is. Mocht dit zo zijn dan verplicht het bestuur zich het lid vooraf te informeren.

4. Dat eventuele klachten correct behandeld worden.

5. Alles doet wat nuttig en dienstbaar is aan LetsA.

6. Dat bestuursleden geen misbruik maken van hun functie.

7. Bij onenigheid aangaande transacties en u komt er samen niet uit, kunt u contact opnemen met het Bestuur.